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Notre charte RGPD

Charte de protection des données à caractère personnel de Deux-Sèvres Habitat  (année 2020)

1 – Préambule et définitions

Deux-Sèvres Habitat  accorde  une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. C’est la raison pour laquelle nous avons adopté des principes conformes au règlement européen en la matière (RGPD). La présente charte  a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données à caractère personnel, ainsi que les raisons pour lesquelles nous traitons vos données.

Avant de vous expliquer de quelle façon Deux-Sèvres Habitat traite vos données à caractère personnel, définissons les termes essentiels dégagés par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel.

Données à caractère personnel
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (dénommée « personne concernée »).

Exemples de données à caractère personnel :

  • Les noms, les prénoms
  • Adresses postales des logements
  • Adresses mails des locataires
  • etc.
Délégué à la protection des données (DPD)
Personne chargée d’assurer la protection des données à caractère personnel au sein de Deux-Sèvres Habitat.

Vous pouvez la contacter :

  • Par mail : dpo@79habitat.fr
  • Par courrier : Deux-Sèvres Habitat DPO – Siège administratif – 8 Rue François VIETECS 78623 – 79026   NIORT Cedex
Responsable de traitement 
Sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, il s’agit de la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
Sous-traitant 
Il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

2 – Charte de protection des données personnelles

2.1 – De quelle manière vos données à caractère personnel, en tant que locataire ou demandeur de logement, sont-elles traitées ?

Dans le cadre de ses missions de bailleur social, Deux-Sèvres Habitat est amené à collecter des données personnelles par le biais de ses différentes interactions avec ses demandeurs, locataires ou encore visiteurs de son site Internet et de ses applications.

Deux-Sèvres Habitat, en tant que responsable de traitement, traite vos données à caractère personnel pour les différentes finalités exposées ci-dessous.

Première finalité : L’attribution du logement social (enregistrements, instructions des demandes, prise en compte des décisions de la commission…).
> Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Les données d’identification détaillées (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, téléphone, adresse e-mail, numéro unique d’enregistrement, etc.).
La situation familiale et vie personnelle  (statut marital, nombre d’enfants et membres du foyer à charge, situation locative, etc.).
Le revenu fiscal  de référence.
Le N.I.R (Numéro d’Inscription au Répertoire des personnes physiques).
> Qui peut avoir accès à vos données ? Le personnel habilité de Deux-Sèvres Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, etc.).
Les partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO : Droit Au Logement Opposable, Fond de Solidarité pour le Logement etc.).
Les sous-traitants/prestataires de Deux-Sèvres Habitat dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.).
Les organismes ou autorités légalement autorisés à connaitre vos informations (CAF, ANCOLS : Agence Nationale de Contrôle des Organismes de Logements Sociaux, administration fiscale, etc.).
> Sur quel fondement juridique se base le traitement ? Les traitements nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes.

 

Deuxième  finalité : La gestion et le suivi des baux (suivi de l’exécution du bail, du quittancement, gestion des loyers et charges…).
> Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? La vie professionnelle (emploi actuel, type de contrat, employeur, formation, scolarité, etc.).
Les données économiques et financières (revenus dont montant et type d’aide perçue, présence d’un plan de surendettement / apurement ou procédure de rétablissement personnel etc.).
Des données sensibles (par exemple informations relatives au handicap).
> Qui peut avoir accès à vos données ? Le personnel habilité de Deux-Sèvres Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, quittancement,  etc.).
Les partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO : Droit Au Logement Opposable, Fond de solidarité pour le logement etc.).
Les sous-traitants/prestataires de Deux-Sèvres Habitat dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.).
Les organismes ou autorités légalement autorisés à connaitre vos informations (CAF, ANCOLS : Agence Nationale de Contrôle des Organismes de Logements Sociaux, Administration fiscale, etc.).
> Sur quel fondement juridique se base le traitement ? Les traitements nécessaires à l’exécution d’un contrat.

Les traitements nécessaires au respect d’obligations légales.

 

Troisième   finalité : Les enquête de satisfaction – Réalisation de statistiques – Enregistrement et suivi des enquêtes téléphoniques à des fins d’amélioration de la qualité – Echanges d’informations avec les locataires et demandeurs – Vidéosurveillance pour assurer la sécurité des biens et personnes.
> Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Les données d’identification (nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse e-mail, etc.).
La situation familiale et vie personnelle : (statut marital, nombre d’enfants et membres du foyer à charge, situation locative, etc.).
La vie professionnelle (emploi actuel, type de contrat, employeur, formation, scolarité, etc.).
Les enregistrements vidéo.
> Qui peut avoir accès à vos données ? Le personnel habilité de Deux-Sèvres Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (service gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, quittancement,  etc.).
Les sous-traitants/prestataires de Deux-Sèvres Habitat dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.).
> Sur quel fondement juridique se base le traitement ? Les traitements nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes.

Le traitement des obligations légales.

 

Quatrième   finalité : Accompagnement et suivi social des locataires et demandeurs en difficultés
> Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Les informations relatives aux difficultés sociales rencontrées.
> Qui peut avoir accès à vos données ? Le personnel habilité de Deux-Sèvres Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, quittancement, etc.).
Les partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO : Droit Au Logement Opposable, Fond de solidarité pour le logement etc.).
> Sur quel fondement juridique se base le traitement ? Les traitements fondés sur le consentement de la personne concernée.

2.2 – De quelle manière vos données à caractère personnelles en tant que visiteur  de notre site internet sont-elles traitées ?

La finalité : Sécurisation, analyse et développement de l’efficacité du contenu de notre site et de nos applications.
> Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Les données de connexion (adresses IP, journaux d’événements…).
Les données relatives aux mesures d’audience (statistiques sur les pages vues, temps passé sur une page, etc.).
> Qui peut avoir accès à vos données ? Le personnel habilité de Deux-Sèvres Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.
> Sur quel fondement juridique se base le traitement ? Les traitements nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes.

En aucun cas nous ne transmettons vos données à des tiers à des fins commerciales

3 – Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Documents locataires Durée de conservation
  • Traitement des besoins techniques des locataires
  • Etat des lieux
  • Dossier locataire
Durée de vie du bail + archivage pendant 5 ans
  • Enregistrements vidéo
Les images ne doivent pas être conservées plus d’un mois à compter de leur enregistrement.
  • Eléments d’identification.
  • Gestion des dispositifs de contrôle d’accès des locataires.
Les éléments d’identification ne doivent pas être conservés au-delà du temps pendant lequel la personne est habilitée à pénétrer dans les locaux concernés.

Elles peuvent être conservées tant que la personne concernée bénéficie d’un droit d’accès.

L’historique de déplacement des locataires n’est pas conservé.

  • Dossier de demande de logement.
Suppression en cas d’attribution, radiation ou non renouvellement de la demande de logement puis archivage du dossier pendant 5 ans.
  • Dossiers CALEOL  (Commission d’attribution des Logements et d’Examen d’Occupation des Logements)
  • Enquêtes OPS/SLS (Occupation du Patrimoine Social – Supplément de Loyer de Solidarité).
5 ans
  • Avis d’imposition, carte d’identité.
5 ans après l’attribution du logement
  • Ensemble des éléments constituant des pièces comptables (charges, quittancement).
10 ans
  • Données de connexions extranet locataire.
13 mois
  • Attestation d’assurance.
5 ans après le départ du locataire
  • Précontentieux lié aux troubles de voisinage.
2 ans à la dernière réclamation reçue
  • Contentieux pour impayés.
Suppression à compter de la prescription de l’action en exécution d’une décision de justice passée en force de chose jugée.
  • Données relatives à des condamnations définitivement prononcées ou décisions de justice ayant incidence sur le lieu de résidence.
Conservation jusqu’au départ du locataire ou de l’employé victime d’une agression pour éviter tout contact avec la personne condamnée.

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une période correspondant aux durées de prescription légale (et notamment le délai de droit commun de 5 ans).

4 – Les droits dont vous disposez sur vos données personnelles

Vous disposez des droits suivants au regard des données à caractère personnel vous concernant que nous détenons :

Votre droit d’accès. Sur demande de votre part, nous vous indiquerons si nous traitons vos données à caractère personnel et, au besoin, vous remettrons une copie desdites données. Au-delà de la première copie, toute demande de copies supplémentaires de votre part pourra entraîner la facturation de frais raisonnables.
Votre droit de rectification. Dans le cas où les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet seraient inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification.
Votre droit à l’effacement. Vous pouvez nous demander de supprimer ou retirer vos données à caractère personnel dans certains cas, par exemple lorsque nous n’en avons plus besoin ou en cas de retrait de votre consentement (selon le cas).
Votre droit à la limitation du traitement. Vous pouvez nous demander de « bloquer », voire de limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas, par exemple lorsque vous contestez l’exactitude desdites données à caractère personnel.
Votre droit d’opposition. Vous pouvez vous opposer à certains types de traitement de données à caractère personnel (par exemple l’envoi d’une newsletter). Si vous exercez ce droit nous y mettrons fin ou nous vous justifierons  de notre incapacité à le faire.
Votre droit à la portabilité des données. Vous avez le droit, dans certains cas prévus par la réglementation applicable, d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez remises (dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.
Votre droit de retirer votre consentement. Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.
Votre droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès. Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel, après votre décès.

5 – Modalités d’exercice de vos droits et contact

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus auprès de notre siège administratif, sur simple demande,  en justifiant de votre identité par tout  moyen à votre convenance adressée :

Deux-Sèvres Habitat – 8 rue François VIETE – CS 78623 – 79026  NIORT CEDEX

 Vous pouvez également contacter notre Délégué à la Protection des Données, par courrier électronique, à l’adresse suivante : dpo@79habitat.fr

Une réponse vous sera communiquée dans un délai d’un mois. En cas de demande complexe ou si le nombre de demandes à traiter est élevé, nous pourrons être amenés à vous informer que le délai sera prolongé de deux mois.

Conformément à la réglementation applicable, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

6 – Comment et où stockons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse où Deux-Sèvres Habitat aurait recours à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne, nous nous engageons à nous assurer que les sous-traitants présentent des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du présent règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

7 – De quelle manière pouvez-vous prendre connaissance des modifications apportées à la présente charte ?

La présente charte  sera régulièrement mise à jour afin de :

  • respecter les changements législatifs et réglementaires
  • suivre l’amélioration de nos processus.

Dans la mesure du possible, nous vous informerons de  de tout changement important. Toutefois, nous vous encourageons à consulter régulièrement ce document.

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